Nên thuê máy in hay mua máy in để sử dụng là tốt nhất

Hiện nay dịch vụ cho thuê máy in văn phòng trở nên khá phổ biến trên thị trường. Vậy nên lựa chọn thuê máy in hay mua hẳn một máy mới để sử dụng riêng thì có lợi? Cách tính nào sẽ tiện lợi và tiết kiệm được chi phí nhiều hơn? Cùng Printlogic theo dõi bài viết dưới đây để tìm ra câu trả lời nhé!

Tìm hiểu về dịch vụ thuê máy in

Khi bạn tìm trên Google với từ khóa "cho thuê máy in" thì thường sẽ có các bài hướng dẫn lướt qua vài thông tin và sau đó chèn các liên kết giới thiệu về dịch vụ, quảng cáo bán hàng sản phẩm chứ không đầy đủ nội dung lợi ích của việc thuê máy này.

Với những thông tin sau đây, bài viết sẽ cắt giảm sự ảnh hưởng quảng cáo và chỉ đưa ra các dữ liệu và lợi ích để bạn có thể hiểu và quyết định những gì có ý nghĩa nhất cho hướng lựa chọn của bạn.

Nếu mua một thiết bị mới thì thật quá dễ dàng, bạn chỉ cần trả tiền > nhận hóa đơn > sau đó nhận thiết bị là xong. Nhưng thuê thiết bị thì bạn phải hiểu rõ các ràng buộc trong hợp đồng để tránh những rủi ro không đáng có.

Hiện nay, có hai loại hình cho thuê thiết bị kinh doanh đó là: "Hợp đồng thuê hoạt động" và "Hợp đồng thuê vốn".

Hợp đồng thuê hoạt động

Thường thì các doanh nghiệp lựa chọn hợp đồng thuê hoạt động bởi vì nó có mức thanh toán hàng tháng thấp hơn hợp đồng thuê vốn.

Khi một doanh nghiệp muốn hợp đồng cho thuê máy in thì họ chủ yếu thuê một thiết bị, vì vậy tài sản không bao giờ được thêm vào bảng cân đối của bên thuê. Khi hợp đồng thuê kết thúc, bên thuê có quyền mua lại sản phẩm đã thuê nhưng chi phí mua lại sẽ được tính bởi bên cho thuê dựa trên các điều khoản thỏa thuận như: Khấu hao, hao mòn, công nghệ mới và nhu cầu thị trường...

Nói chung, hợp đồng thuê hoạt động có ý nghĩa nhất đối với các doanh nghiệp không muốn sở hữu hẳn một máy in về lâu dài mà muốn thuê máy in ngắn hạn theo hợp đồng rồi có thể sẽ đổi thuê những sản phẩm đời mới khác.

Hợp đồng thuê vốn

Hợp đồng thuê vốn ít phổ biến hơn và ít được các doanh nghiệp lựa chọn hơn. Khi một doanh nghiệp được thuê vốn cho một thiết bị, nó giống như một khoản vay hơn tiền thuê. Do đó, tiền lãi và khoản thanh toán gốc được trả sẽ hướng tới chi phí của thiết bị và đặt vào chi phí trong bảng cân đối của bên thuê. Tỷ lệ hàng tháng cho thuê vốn cao hơn, bởi vì 100% chi phí của thiết bị đều được tài trợ.

Tuy nhiên, hợp đồng cho thuê vốn cũng có ưu điểm là sẽ có thể mua đứt sản phẩm về sau, bởi vì chi phí mua lại được quy định trong hợp đồng tại thời điểm ký kết. Nói chung, hợp đồng thuê vốn có ý nghĩa nhất đối với các doanh nghiệp muốn mua và sở hữu thiết bị nhưng không muốn chi trả trước một lượt chi phí mua hàng này.

Lợi ích của việc thuê máy in

Tránh lãng phí thời gian

Thuê thiết bị là một cách dễ dàng để tránh tình trạng sử dụng sản phẩm lỗi thời do mua về và sử dụng quá lâu, đó là một mối quan tâm lớn đối với một số công ty. Các doanh nghiệp chỉ yêu cầu chức năng máy in cơ bản thì thường ít bị ảnh hưởng bởi sản phẩm lỗi thời, mà thường là các doanh nghiệp sử dụng máy in chủ yếu dựa vào các tính năng chuyên dụng, công nghệ cao gặp phải.

Chi phí trả trước thấp

Việc thuê máy in không chỉ cho phép các doanh nghiệp có được máy in với chi phí trả trước thấp mà nó còn giúp bảo vệ vốn hoạt động. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ có mức tín dụng hạn chế và muốn tránh sử dụng khi chưa thực sự tối quan trọng lắm thì phương án "thiết bị cho thuê" là một cách để làm điều đó.

Hạn chế được vấn đề rắc rối về sau mua hàng

Khi một công ty thuê máy in sẽ không gặp phải những rắc rối trong việc đổi trả hàng đồng thời chọn giải pháp thuê máy để tránh việc phải tự bảo trì, bảo dưỡng máy móc. Việc thuê thiết bị trở nên thuận tiện hơn vì hầu hết các nhà cung cấp thiết bị đều có kế hoạch bảo trì máy móc (có thể được bao gồm trong hợp đồng cho thuê hoặc trả tiền riêng).

Xem thêm: Những lợi ích khi thuê máy in hơn là mua máy in mới

Hạn chế của việc thuê máy in

Đắt hơn mua trả trước

Thiết bị cho thuê sẽ không còn là một hoạt động kinh doanh nếu nó không mang lại lợi nhuận, lý do việc cho thuê có lợi nhuận là do người thuê sẽ phải trả lãi. Khi hết hạn thuê, hầu hết người thuê sẽ phải trả nhiều hơn giá trị thực tế của thiết bị cho thuê. Giống việc hiện nay mọi người mua trả góp các thiết bị công nghệ cũng vậy mà phải không?

Ngoài ra, bạn cần lưu ý thêm là trong hợp đồng có điều khoản mua luôn thiết bị thuê về sau và điều khoản có bảo trì máy không nhé. Vì những việc này sẽ làm bạn chi trả nhiều chi phí hơn nữa nếu không để ý đến nhé.

Bị ràng buộc bởi những điều khoản hợp đồng

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập thì bị ràng buộc vào một hợp đồng thuê máy in có thể là có nhiều hạn chế. Vì khi các doanh nghiệp có thay đổi nhân sự hoặc nhu cầu in ấn thì có thể một máy in đã được cho thuê trước đó không còn phù hợp nữa nhưng đã hợp đồng rồi thì làm sao thay đổi ngay được. 

Tương tự, ví dụ một số chủ doanh nghiệp nhỏ đánh giá quá cao những nhu cầu họ cần trong một máy in nhưng thực tế thì kết thúc bằng việc thuê một thứ đắt tiền mà không cần thiết vì dùng không có hết các chức năng trong đó.

Những hạn chế của việc mua thiết bị trả trước hoàn toàn

Chi phí ban đầu:Chi phí mua máy in hoàn toàn là quá nhiều và đối với một số doanh nghiệp cần sử dụng các máy in cao cấp phục vụ công việc thì thường họ sẽ đi thuê chứ không phải mua vì máy móc có thể tốn hàng ngàn đô la rồi còn tốn kém trong việc sửa chữa.

Chi phí thay thế: Khi máy in đã mua bị lỗi thời hoặc không còn hoạt động đúng chức năng, thì doanh nghiệp sở hữu sẽ tốn thêm khoản tiền thay thế máy in đó. Loại chi phí bất ngờ này liên quan đến việc hao mòn (cũng như lỗi thời) là không mong muốn đối với một số chủ doanh nghiệp.

Cứng nhắc tiêu chuẩn nhất quán: Các công ty có nhiều chi nhánh đôi khi chọn việc thuê thiết bị bởi vì nó dễ dàng duy trì các tiêu chuẩn giống nhau ở mọi nơi. Khi các lựa chọn mua hàng không được giống nhau, các chi nhánh khác nhau có thể sẽ phải chịu chi phí và nhận được sản phẩm với mức độ công nghệ khác nhau.

Xem thêm: 4 lý do tại sao bạn phải lựa chọn dịch vụ cho thuê máy in?

Ý nghĩa về thuế của việc cho thuê máy in và mua máy in

Thuế cho cả trường hợp máy in mua hay máy thuê cũng là điều rất quan trọng mà bạn cần lưu ý. Máy in đang khấu hao tài sản, có thể được khai thuế nhưng nhiều hợp đồng thuê thiết bị cũng có thể được kê khai. Cả hai trường hợp máy in cho thuê hoặc sở hữu đều thuộc khoản khấu trừ phần 179 khi các công ty nộp thuế. Vậy nên tốt nhất doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến với kế toán trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về việc mua hay thuê ngoài.

Liên hệ với chúng tôi

Print Logic cung cấp dịch vụ cho thuê máy in màu, máy in trọn gói tại TpHCM, Bình Dương, Đồng Nai,.. Tất cả các loại máy của PrintLogic là hàng chính hãng thuộc các thương hiệu nổi tiếng như Epson, Canon, HP,.. các dòng máy in đa chức năng đảm bảo phù hợp với mọi đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó, với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm sẽ hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng tìm được chiếc máy in ưng ý nhất. 

Mọi thắc mắc Quý khách vui lòng liên hệ để được tư vấn. Xin cảm ơn!

• Hotline: 0981 86 86 48
• Email: info@printlogic.vn
• Website: https://printlogic.vn/