Văn phòng lắp số lượng máy in bao nhiêu là hợp lý

Câu chuyện về số lượng máy in trong văn phòng chưa bao giờ là cũ, bởi có khá nhiều khách hàng của PrintLogic còn khá băn khoăn về điều này. Qua bài viết dưới đây, PrintLogic xin gửi đến bạn một số tiêu chí để xác định được số lượng máy in phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng tại văn phòng.

Số lượng máy in tác động thế nào đến công việc

Nếu như số lượng máy in mà bạn trang bị cho văn phòng quá lớn, sẽ sinh ra việc có máy được dùng nhiều và có máy hầu như chẳng được sử dụng đến. Từ đó, vừa gây lãng phí cũng như các máy in được sử dụng hay thậm chí ít sử dụng sẽ dễ bị hư hỏng qua thời gian.

Ngược lại, số lượng máy in quá ít, trong khi nhu cầu in ấn của công ty lại quá cao sẽ khiến máy in bị quá tải cũng dễ gây ra hư hỏng. Kể cả khi máy in của bạn có công suất lớn đi chăng nữa, thì việc có quá nhiều người sử dụng chung một chiếc máy in cũng có thể khiến máy mau hư hỏng. 

Hơn nữa, khi việc in ấn bị dồn ứ, sẽ khiến tiến độ công việc bị chậm đi vì các nhân viên phải xếp hàng quá lâu mới đến lượt mình sử dụng máy in.

Do đó, bạn nên cân đối giữa số lượng máy in với nơi bố trí phù hợp. Chắc chắn là không phải mỗi người sẽ được trang bị một máy in, bạn có thể trang bị cho mỗi một phòng ban một chiếc máy in, hoặc nếu phòng ban nào đó có nhu cầu in ấn quá lớn bạn có thể trang bị  với số lượng máy in từ 2 hoặc 3 chiếc.

Phân bổ máy in theo khu vực

Di chuyển từ khu vực làm việc đến khu vực đặt máy in chỉ để in một trang tài liệu quả thật là một điều không hề dễ chịu chút nào. Việc này vừa gây mất thời gian, vừa tốn công sức đặc biệt là đối với các công ty có đến 2 hay 3 tầng.

Bạn nên trang bị máy in theo khu vực, mỗi tầng có số lượng máy in từ 1 đến 2 máy làm sao để mọi người có thể thuận tiện di chuyển đến khu vực đặt máy. Điều này giúp cho việc in ấn trở nên đỡ "vất vả" cũng như tiết kiệm được nhiều thời gian hơn rất nhiều.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê máy in tại Bình Dương giá rẻ 

                   4 lý do tại sao bạn phải lựa chọn dịch vụ cho thuê máy in?

Trang bị những chiếc máy in bảo mật tốt

Thoạt nghe qua điều này có vẻ khá kỳ quặc, tuy nhiên ngoài các máy in "công cộng" bạn cũng nên cân nhắc đến việc trang bị các loại máy in dùng cho các loại tài liệu không phải ai cũng có thể nhìn thấy. 

Điều này giúp cho tính bảo mật thông tin trong công ty tốt hơn, mặc dù ngày nay các nhà sản xuất máy in trên thế giới đều chú trọng tích hợp thêm các tính năng bảo mật trên các máy in của họ. Tuy nhiên, việc trang bị thêm các máy in riêng biệt so với các loại máy in dùng để in các tài liệu chung thì vẫn đảm bảo an toàn thông tin tốt hơn.

Lựa chọn thêm những máy in có tính năng khác

Các loại máy in phun màu cũng là một lựa chọn hợp lý bạn nên cân nhắc. Bởi nếu văn phòng của bạn chủ yếu sử dụng các loại tài liệu, báo cáo trắng đen bình thường thì bạn nên ưu tiên sử dụng các loại máy in trắng đen. Chúng thường có tốc độ in ấn tốt hơn các máy in màu, tuy vậy việc có thêm một chiếc máy in màu khi có công việc cần dùng đến sẽ giúp tiết kiệm tiền bạc cũng như thời gian hơn.

Ngoài ra, việc trang bị các máy in đa năng có tích hợp các chức năng như: scan, fax, photo chắc chắn sẽ không thừa thãi bởi những giá trị to lớn mà loại máy này mang lại. Bạn sẽ không cần mất thời gian và tiền bạc để phải ra ngoài sử dụng các dịch vụ này bởi chiếc máy in tại văn phòng đã có thể hoàn thành nó.

Dịch vụ cho thuê máy in chất lượng hàng đầu tại PrintLogic

Printlogic là đơn vị cho thuê máy in hàng đầu với đa dạng các dòng máy in đến từ các thương hiệu uy tín như: HP, Brother, Canon…do đó khách hàng có thể thoải mái lựa chọn được dòng máy in phù hợp với mình. Ngoài ra, Printlogic đã có nhiều địa điểm cho thuê máy in tại các thành phố, tỉnh thành lớn như TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai,...thuận tiện cho nhiều cá nhân, doanh nghiệp đến thuê. 

Khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy in tại chúng tôi khách hàng sẽ nhận được những ưu đãi và lợi ích gì?

• Thuê máy in giá rẻ chỉ từ 900.000-2.000.000/tháng
• Không tốn chi phí nhân viên quản lý máy
• Số lượng máy in lớn đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng
• Không cần lo lắng về chi phí mực in hoặc linh kiện đi kèm
• Hướng dẫn sử dụng và chuyển giao công nghệ miễn phí, nhanh chóng cho khách hàng. 
• Không phát sinh thêm chi phí trong quá trình sử dụng
• Được nâng cấp lên máy mới tốt hơn
• Nhân viên của tại Printlogic sẽ đến trong vòng 1-2 giờ để sửa chữa không làm gián đoạn công việc của bạn. 

Lời kết: Trên đây PrintLogic vừa gửi đến bạn một số lưu ý để bạn có thể lựa chọn được số lượng máy in cần trang bị cho văn phòng của mình. Nếu bạn vẫn còn đang gặp khó khăn về vấn đề này hoặc bất kỳ vấn đề nào liên quan đến máy in bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn. Xin cảm ơn!

• Hotline 0981 86 86 48
• Email: info@printlogic.vn
• Website: https://printlogic.vn/