Làm thế nào để cắt giảm chi phí in ấn cho doanh nghiệp?

Chi phí in ấn là một phần quan trọng trong tổng chi phí vận hành của một doanh nghiệp. Thực tế đã cho thấy rằng, chi phí in ấn không chỉ là số tiền đầu tư ban đầu để trang bị một máy in mà nó còn liên quan đến rất nhiều thứ khác xung quanh. Quản lý tốt chi phí in ấn sẽ là một giải pháp tài chính tốt mà ít doanh nghiệp nào quan tâm đến. Qua bài viết dưới đây, PrintLogic gửi đến bạn một số ưu điểm cũng như tầm quan trọng của việc quản lý in ấn và những lợi ích mà công việc này mang đến.

Chi phí để vận hành máy in

Nhiều người lầm tưởng rằng, chi phí đầu tư ban đầu của một chiếc máy in là chi phí in ấn. Điều này hoàn toàn sai, bởi chi phí in ấn là một khoản chi phí bao gồm các khoản phí phải trả trong quá trình sử dụng máy. 

Cụ thể, khoản chi phí này sẽ gồm: Chi phí trang in là số tiền bạn phải trả trên mỗi một trang giấy in, trong đó bao gồm giá của mỗi tờ giấy, tiền mực in, tiền điện và thậm chí là các khoản chi phí liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa máy in.

Tại sao bạn nên có một giải pháp quản lý chi phí in ấn cho mình

Câu trả lời cho vấn đề này khá đơn giản, đó chính là tiết kiệm được nhiều tiền hơn. Theo các số liệu nghiên cứu vào năm 2015, các doanh nghiệp trên thế giới có thể tiết kiệm tới 2,5 tỷ USD nếu như họ có giải pháp in ấn phù hợp cho mình. 

Có thể bạn sẽ không tin vào điều này nhưng bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được một khoản lớn nếu như bạn có chính sách kiểm soát được chi tiêu trong bất kỳ vấn đề nào chứ không riêng gì việc in ấn.

Thay đổi thói quen sử dụng máy in

Đôi khi bạn không để ý nhưng các thói quen in ấn hằng ngày có tác động trực tiếp và ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí in ấn. Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tốt cũng như tiết kiệm được nhiều tiền hơn nếu như thay đổi thói quen sử dụng máy in ở doanh nghiệp của mình.

Lựa chọn thuê máy in thay vì mua máy mới để sử dụng

Thực tế nếu tính ra số tiền để thuê máy đôi khi sẽ cao hơn số tiền mua máy mới. Nhưng nếu như tính toán kỹ hơn, bạn sẽ thấy rằng tổng số tiền để thuê máy in sẽ rẻ hơn so với việc phải mua một chiếc máy in mới rồi sau đó phải tốn các chi phí in ấn như: sửa chữa, thay mực, bảo dưỡng khi máy gặp vấn đề.

Các đơn vị cho thuê máy in ngày nay đang có rất nhiều chính sách ưu đãi cho khách hàng của họ, ví dụ như bạn có thể thoải mái nâng cấp lên một chiếc máy mới với công suất lớn hơn để đáp ứng nhu cầu của công việc.

Bên cạnh đó các khoản chi phí như thay mực mới, vệ sinh máy hay sửa chữa máy đều được bên cho thuê hỗ trợ. Đặc biệt, đối với các dịch vụ cho thuê máy in uy tín, chuyên nghiệp sẽ có các kỹ thuật viên hỗ trợ cho bạn nhanh chóng không làm gián đoạn tiến độ của công việc. 

Ngoài ra, các loại chi phí cố định sẽ luôn luôn tốt hơn các chi phí phát sinh. Điều này sẽ giúp cho bạn chủ động hơn trong việc cân đối tài chính của doanh nghiệp.

Sử dụng phương pháp in ấn tiết kiệm

Việc sử dụng các loại máy in hiện đại có chức năng tắt mở tự động sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được năng lượng hơn. Từ đó, tiết kiệm được một mức chi phí khá nhiều chi phí phải trả cho hóa đơn điện.

Sử dụng các font chữ phù hợp nhằm giúp tiết kiệm mực in. Với với mỗi loại font chữ sẽ sử dụng lượng mực in khác nhau Do đó, bạn nên đồng nhất cho cả công ty cùng dùng một loại font chữ nào đó. Điều này không những giúp bạn dễ kiểm soát mà còn giảm thiểu được lượng mực in hơn. 

Sử dụng máy in đa năng thay vì máy in đơn năng. Ngày nay, các doanh nghiệp không những dùng máy in để in ấn mà còn dùng để scan, fax, photo tài liệu,...Do đó, thay vì sử dụng mỗi máy cho một chức năng, bạn có thể trang bị một chiếc máy có đầy đủ tất cả chức năng để đem lại sự tiện lợi đồng thời tiết kiệm được chi phí in ấn cho doanh nghiệp. 

Các loại máy in có kết nối wifi. Bởi khi sử dụng máy in có kết nối mạng, bạn sẽ cắt giảm được kha khá công đoạn từ kết nối cho đến lúc cho ra bản in cuối cùng. 

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý in ấn được cung cấp từ các đơn vị cho thuê hoặc các bên thứ 3 để tiện theo dõi hơn, cũng như giúp cho việc quản lý quá trình sử dụng máy in trở nên dễ dàng, ít xảy ra rắc rối hơn. 

Xem thêm: 6 chức năng chính của một máy in đa năng

                  Cho Thuê Máy In Màu HP Officejet Pro 8210 (A4)

Printlogic-Đơn vị cho thuê máy in chuyên nghiệp hàng đầu

Printlogic là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê máy in, máy in màu,... Không chỉ vậy, khi sử dụng dịch vụ máy in tại đây bạn sẽ được đội ngũ nhân viên tư vấn để tìm ra giải pháp tiết kiệm nhất dành cho doanh nghiệp của mình. 

Bên cạnh đó với đa dạng các dòng máy in đến từ các thương hiệu uy tín như: HP, Canon, Brother,...cùng với thời gian cho thuê ngắn hạn, dài hạn khác nhau để khách hàng có thể thoải mái lựa chọn được dòng máy in phù hợp với mình.

Lời kết: Trên đây, PrintLogic vừa gửi đến bạn một số giải pháp để quản lý được chi phí in ấn hiệu quả. Nếu bạn cần bất cứ sự hỗ trợ nào thì có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kịp thời. Xin cảm ơn!

• Hotline 0981 86 86 48
• Email: info@printlogic.vn
• Website: https://printlogic.vn/